Ostacoli tra te e i tuoi obiettivi?

Risolvi i problemi. Ecco i metodi e le strategie migliori che puoi adottare nel lavoro e nella vita privata.

1. Problem solving: risolvi i problemi

Significato e sinonimi di problema

Hai di fronte una difficoltà, una grana o solo un grattacapo? Potrebbe essere un guaio, una preoccupazione o perfino una rogna. Ma alla fine sono tutti sinonimi che Treccani attribuisce al termine problema.

La parola problema viene dal greco e vuol dire mettere avanti, proporre. È importante partire dalla comprensione del significato di una parola affinché la mente possa attivare le giuste connessioni o crearne di nuove per gestirne i processi.

Gaetano Kanizsa, psicologo e pittore italiano famoso per il suo triangolo, sostiene che

un problema sorge quando un essere vivente, motivato a raggiungere una meta, non può farlo in forma automatica o meccanica, cioè mediante un’attività istintiva o attraverso un comportamento appreso.

Questa definizione trovo che riassuma perfettamente la vera essenza del problema, cioè

• quando si presenta,
• ciò che comporta riguardo ai processi mentali e
• le azioni che mettiamo in atto per affrontarlo e risolverlo.

Nei quasi 42 anni trascorsi in Guardia di Finanza, come pilota di elicotteri e, soprattutto, come comandante mi sono spesso trovato a risolverne dei più disparati.

Da un guasto all’elicottero a risoluzioni di situazioni di emergenza, da malfunzionamenti logistici nella caserma alla ricerca della strategia migliore per impedire dei reati.

Un mio vecchio generale mi diceva, evidentemente a ragione,

L’ufficiale è un risolutore di problemi.

E così è stato.

La moltitudine e la diversificazione dei problemi che ho incontrato mi ha consentito di

• individuare
• sperimentare
• applicare

le soluzioni più adatte alle circostanze. Ciò mi ha consentito di scegliere quella che ho ritenuto essere la più efficace e che sono felice di condividere con te.

2. Come risolvere problemi: strategia in 7 punti

Quella che ti descriverò è una strategia che potrai mettere in atto per risolvere tutti i tuoi problemi. È il frutto di scoperte scientifiche nel campo della psicologia arricchite dall’esperienza sul campo che, tra l’altro, non guasta.

I 7 punti essenziali di questa strategia riguardano:

• gestione della emotività
• visualizzazione e definizione
• ricerca delle soluzioni
• processo creativo
• feedback
• cambio strategia
• gratificazione

1 – Gestione della emotività

Prima di tutto è fondamentale tenere a bada le emozioni e gli stati d’animo per evitare che possano portarti a prendere decisioni inopportune. La soluzione ideale è quindi indossare lo stato d’animo utile per affrontare quel problema. Puoi per questo attingere alla tua esperienza e rievocare situazioni analoghe a quella che devi gestire nelle quali hai mantenuto lo stato d’animo giusto.

Regola generale, dunque, è mai affrontare un problema se non sei nello stato d’animo adeguato.

2 – Visualizzazione e definizione

Ricorda che la tua mente inconscia è un potente alleato ed è utile coinvolgerla prima possibile. Questo infatti ti consentirà di sfruttare i vantaggi del Priming, la funzione della memoria a lungo termine, ovvero l’attivazione della rete di informazioni inerenti il problema che ti tornerà utile in fase di ricerca della soluzione.

Un modo per farlo è visualizzare il problema ovvero il risultato che vuoi ottenere  e ciò che te lo impedisce. Fallo coinvolgendo mentalmente tutti i sensi in modo da rendere le immagini più vivide e realistiche possibili.

Usa le mappe mentali

La mappa mentale è, anche per risolvere problemi, uno strumento straordinario che ha numerosi pregi tra i quali

• l’attivazione della mente creativa, inconscia
• schematizzazione chiara del problema
• gerarchia dei dati
• visualizzazione d’insieme e immediata del problema e delle possibili soluzioni

Individua entrambe in modo specifico evitando approcci del tipo

qui è tutto un casino, non c’è niente da fare.

Situazione attuale/desiderata

In pratica definisci la situazione attuale, come ti si presenta, in tutti i suoi dettagli cercando di acquisire il maggior numero di informazioni che ritieni utili per comprendere meglio.

Per esempio, un tuo collaboratore ti mette al corrente che l’elicottero è inefficiente.

• Cosa lo rende tale?
• Non può volare o ha soltanto delle limitazioni parziali?
• È riparabile?
• In quanto tempo?
• Abbiamo le competenze necessarie per ripararlo?
• Ci sono altri elicotteri disponibili?

Questa fase è fondamentale per poter definire una strategia adeguata, cioè efficace e al tempo stesso economica.

3 – Ricerca delle soluzioni

Una volta chiaro cosa desideri ottenere e la situazione attuale, ovvero il problema che ti ostacola, puoi cominciare a ipotizzare le possibili soluzioni.

A tale scopo puoi seguire due strade cioè

• valutare l’applicazione al problema attuale di soluzioni adottate in passato per risolvere problemi analoghi (metodo riproduttivo)
• cercare soluzioni nuove, diverse dalle precedenti che siano più adatte (metodo produttivo).

Metodo riproduttivo

Nel primo caso scegli di fatto degli schemi mentali che la tua mente ha creato in occasione della risoluzione precedente di un problema simile. In questo caso, se le soluzioni sono adeguate, la mente può risparmiare una notevole quantità di energie.

In campo aeronautico, infatti, è molto frequente l’applicazione di questa strategia sia nelle situazioni normali che in quelle di emergenza quando può mancare il tempo e la lucidità necessarie per gestire la criticità. Questa scelta prevede l’adozione di apposite check list, ovvero liste di azioni da mettere in atto rapidamente e senza possibilità di errore.

Fissità

A volte può capitare di scegliere soluzioni adottate in precedenza ma che non producono lo stesso risultato positivo.
È la cosiddetta Fissità descritta da Kohler, Duncker e Wertheimer autori di uno studio sulla fenomenologia del problem solving. In questo caso si tende a fissarsi appunto su una soluzione, tentando e ritentando anche se appare chiaramente inefficace.

Metodo produttivo

Nel secondo caso, invece, le caratteristiche del problema oppure la tua scelta di adottare nuove soluzioni richiedono un maggior impegno e dispendio di energie mentali.

Anche in questa fase può essere di grande aiuto usare una mappa mentale con al centro l’idea centrale cioè il Problema.

La mappa ti consente di

• rimanere concentrato sull’essenziale,
• attivare la funzione Priming,
• far emergere dalla tua mente creativa ogni possibile ipotesi di soluzione del problema.

La tecnica del Brainstorming

È un po’ come adottare la tecnica del Brainstorming di Osborne la quale prevede di liberare la mente, tua o anche quella dei componenti del tuo team, da filtri razionali per far emergere ogni possibile idea, anche se può sembrare inizialmente banale.

La reale efficacia e applicabilità delle opzioni viene valutata razionalmente soltanto in una fase successiva. In questa circostanza vai a esaminare in dettaglio quanto può funzionare e le possibili conseguenze positive o negative.

4 – Processo creativo

Capita spesso di trovarsi di fronte a una impasse, quando cioè hai valutato tutte le ipotesi come inidonee e non hai altre idee su cosa fare.

Pausa provvidenziale

Ecco che allora può tornare utile fare una pausa provvidenziale durante la quale dovrai distrarre totalmente l’attenzione dal problema e dedicarti a qualcosa di completamente diverso. Questo equivale a passare la palla alla tua mente inconscia dicendole

Beh, adesso occupatene tu e fammi sapere appena ti viene qualche idea utile.

In questo modo, come affermano gli studi di John Bargh, psicologo statunitense, attivi il cosiddetto Processo creativo che fa seguito al lavoro razionale della mente conscia. E, passato un po’ di tempo a pensare ad altro, accade che il tuo inconscio ti fornisce l’idea geniale come quella che fece esclamare Eureka! ad Archimede.

Effetto pop corn

È quello che io definisco effetto pop corn, quando cioè metti i chicchi di mais a scaldare in padella (la pausa) e, dopo un po’, cominciano a scoppiettare (la nascita delle idee).

A quel punto non ti resta che lavorarci sopra per trasformare le idee creative in azioni concrete da mettere in atto elencandole in un vero Piano di azioni da inserire poi nella tua agenda giornaliera.

Questa è la parte forse più importante del processo per risolvere i problemi specie se sai come sfruttare i superpoteri della tua mente creativa.

Quindi, riassumendo, le azioni da fare per attivare la tua creatività sono:

• analizza in modo razionale il problema
• fai una pausa spostando la tua attenzione a qualcosa di completamente diverso dal problema
• sii pronto a cogliere le idee che il tuo inconscio ti presenterà all’improvviso e a prenderne nota per evitare di dimenticarle.

5 – Feedback

Una volta avviate le azioni che hai pianificato dovrai valutare la loro effettiva efficacia cercando di raccogliere dei feedback utili e di qualità, cioè delle risposte di ritorno provenienti dalla tua osservazione diretta oppure da altre persone.

6 – Cambio strategia

L’esito dei feedback può indicarti che la strategia che hai scelto non ha funzionato e che è necessario tentare un’altra strada. E allora dovrai tornare alla fase creativa per valutare altre opzioni tra le diverse idee.

7 – Gratificazione

Se, invece, la risposta che ritorna ti dice che hai ottenuto il risultato previsto e hai quindi risolto il problema, goditi pienamente il momento gratificante. Ti sarà utile per rinforzare la tua autostima nel prendere consapevolezza del buon lavoro svolto.

Dunque il processo psicologico del problem solving, cioè come risolvi i problemi, riflette in gran parte, come avrai forse notato, l’applicazione nello specifico di metodi scientifici per la definizione di obiettivi. Se li applicherai seguendo la mia strategia in 7 punti ti sembrerà di aver messo il turbo alle tue energie e volerai dritto verso i risultati che desideri.

Bibliografia

A tua insaputa – John Bargh

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