A me non piace pianificare, preferisco fare quello che mi viene in mente al momento.

La definizione di un piano d’azioni è fondamentale per me per raggiungere i miei obiettivi.

Come si può dirimere questo dilemma?

Vediamo di comprendere di più sul significato di pianificare.

1. Pianificare: significato

Il termine pianificare deriva dall’inglese to plan e vuol dire regolare secondo specifici criteri, organizzare, progettare secondo un piano.

In generale pianificare è riferito a un processo di riflessione su cosa è necessario fare per raggiungere un obiettivo al quale si ambisce. (Treccani)

La pianificazione è un concetto molto presente nell’ambito aziendale riguardo ai processi produttivi e di crescita corrispondenti appunto a precisi obiettivi definiti da coloro che dirigono l’azienda stessa.

Gli effetti positivi riscontrati nel raggiungimento dei risultati aziendali ha attratto anche le persone comuni interessate a vivere la vita in modo pieno e soddisfacente.

In che modo allora pianificare le attività può essere utile?

2. Pianificare attività

Il concetto da tener ben presente è il tempo.

Pianificare attività: il tempo

Il tempo è un fenomeno per il quale, nella vita, si susseguono continuamente eventi che hanno riflessi più o meno importanti per ciascuno. La particolarità del tempo è che esso scorre sempre in una sola direzione senza avere la possibilità di tornare indietro salvo le improbabili macchine del tempo delle storie di fantascienza.

Il tempo perciò è una risorsa non riutilizzabile una volta trascorso.

Questo, che può essere visto come un limite importante, ha spinto molti studiosi a trovare il modo per sfruttare la risorsa tempo nel modo migliore da cui deriva anche il concetto di efficienza.

Da qui nascono i concetti di tempo:

• produttivo
• improduttivo

Il tempo improduttivo è quello che lasciamo trascorrere senza produrre risultati utili sia nel lavoro che nella vita quotidiana.

Di contro il tempo produttivo è invece quello che impieghiamo come risorsa da impiegare per svolgere attività che ci fanno avvicinare e raggiungere i risultati desiderati.

Mah, io non pianifico niente e faccio quello che mi capita e che ho voglia di fare 

dicono alcuni.

In realtà, se ci pensi bene, in un modo o nell’altro tutti pianifichiamo qualcosa, chi più chi meno.

Basti semplicemente pensare a quando apri il frigorifero e ti rendi conto che devi comprare il necessario per nutrirti oppure quando ricevi una bolletta da pagare e stabilisci il giorno per andare a pagarla. O ancora quando ti guardi allo specchio e ti dici che è venuto il momento di andare dal parrucchiere il quale spesso lavora soprattutto per prenotazione.

La questione vera, secondo me, è quanto ami davvero la vita e quanto vuoi viverla intensamente facendo tutte quelle cose che ti gratificano.

Io, per esempio, amo talmente la vita che cerco di vivere il maggior numero di esperienze possibili nel tempo che mi è concesso di vivere, ma la cui durata posso soltanto supporre senza alcuna garanzia. Il che vuol dire che la certezza riguarda soltanto il momento presente e pertanto vale forse la pena di essere vissuto al massimo delle possibilità nella consapevolezza che non si avrà una seconda chance.

Questa al momento è una certezza.

È tuttavia altrettanto ovvio che ciascuno è libero di decidere come vivere la propria vita purché sia felice. In caso contrario può essere utile tentare strategie alternative.

Ok, ma come si fa a pianificare?

3. Pianificare: come si fa

Pianificare è un’attività che coinvolge soprattutto l’immaginazione ovvero la capacità di spostare l’attenzione all’interno, ai pensieri e ai ricordi, per creare appunto delle immagini mentali dei risultati desiderati e delle azioni possibili da svolgere per realizzarli.

La base di partenza del processo è il desiderio.

Soltanto se hai la consapevolezza di ciò che desideri sarai in grado di orientare l’attenzione nella giusta direzione e concentrare lì tutta l’energia necessaria per affrontare il percorso fino alla meta. A tale scopo, perciò, può essere utile meditare su quello che desideri in un certo momento della tua vita e scrivere una lista di tutto ciò che ti viene in mente, senza porti alcuna limitazione.

Libera la mente.

Scrivere, su un foglio di carta, sul pc o sullo smartphone ha il vantaggio di estrarre dalla mente i pensieri. In tal modo ti sarà più facile prenderne maggiore consapevolezza e avrai sempre la possibilità di rivedere e/o modificare quella lista.

Il passo successivo è scegliere dalla lista dei desideri quelli più importanti per te, quelli che in particolare generano forti emozioni.

L’ideale sarebbe scegliere in maniera equilibrata tra quelli relativi alla vita personale e professionale così da soddisfare equamente le tue esigenze.

Una volta fatta la scelta dovrai trasformare i desideri in obiettivi verificando che sussistano tutte le caratteristiche proprie di un obiettivo.

Puoi eseguire questa operazione avvalendoti di modelli, come ad esempio il GROW o lo  SMART che possono guidarti in maniera sistematica ed efficace.

Dopo aver definito in maniera dettagliata l’obiettivo avrai immaginato una serie di opzioni di cose possibili da fare lungo il percorso verso il raggiungimento del risultato.

È proprio in questa fase che pianifichi ovvero definisci un vero piano di azioni ordinate in modo cronologico da inserire finalmente nella tua agenda degli impegni giornalieri.

Questa è quella che potremmo chiamare attività di programmazione la quale si differenzia dalla pianificazione perché consiste nel programmare giorno e ora precisi per svolgere l’attività descritta nel tuo piano d’azioni. Di fatto sono due operazioni molto simili anche se taluni tendono a differenziarle, specie in ambito aziendale.

Puoi seguire il procedimento che ti ho descritto in autonomia oppure avvalendoti di un coach come me che potrà aiutarti a farlo in maniera più professionale.

Ma alla fine, è meglio pianificare o non pianificare?

4. Pianificazione e mente umana

Pianificare è qualcosa per la quale siamo fisiologicamente predisposti. La memoria a lungo termine, quella esplicita o dichiarativa, contiene una funzione specifica, la memoria procedurale che ci consente di tenere in mente in maniera ordinata le azioni che dobbiamo ricordare di svolgere nel tempo.

Orientare l’attenzione su qualcosa di preciso, come un obiettivo da raggiungere, ha un ulteriore effetto positivo.

Quando non impegniamo la mente con compiti specifici si attiva l’area prefrontale sinistra del cervello, la cosiddetta area di default, che si occupa in automatico di cercare e risolvere problemi. Funzione questa che poteva avere un senso per garantire la sopravvivenza quando l’uomo viveva nelle caverne e doveva difendersi ogni giorno dalle minacce provenienti da animali feroci.

L’aspetto importante di questa funzione del cervello è, tra l’altro, che quando si attiva l’area di default il sistema immunitario viene messo in attesa per risparmiare energie da dedicare alla soluzione di emergenze. Ciò implica che il nostro organismo è quindi maggiormente esposto a varie patologie.

Oggi non ci sono più animali feroci dai quali difendersi ogni giorno, ma la mente continua a lavorare in quel modo in automatico. Per evitarlo è necessario perciò fornirle una direzione verso la quale orientarsi, come appunto un obiettivo e un piano d’azioni da seguire, affinché si disattivi l’area di default e si attivi invece quella destra con comprovati effetti benefici.

Pianificare attività dunque, può forse apparire in taluni casi un vincolo fastidioso anche se i potenziali vantaggi che ne possono derivare sembrano essere proprio innegabili per realizzare tanti desideri sfruttando ogni attimo di questa meravigliosa vita.

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